「展示会の出展方法は？」「効果的な展示会運営のコツを知りたい」などと悩んでいませんか？
展示会出展は、綿密な準備と戦略的なアプローチが成功の鍵となります。会期4〜5ヶ月前からの計画的な準備と、明確な目標設定に基づいた運営が重要です。
本記事では、展示会出展の基礎知識から具体的な準備スケジュール、当日の運営方法を詳しく解説します。BtoB商材に特化したオンライン展示会の活用法や成功ポイントもご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
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展示会の出展方法とは？
展示会出展は商品やサービスをアピールし、新規顧客の獲得や企業価値向上を目指す重要なマーケティング活動です。展示会では、実際の商品やサービスを来場者に直接体験してもらうことで、具体的な商談機会を作れます。
展示会の規模によって異なりますが、一般的に1日〜3日の会期で1万人以上の来場者が訪れ、多くの見込み顧客と接点を持つことが可能です。テーマ別の合同展示会やオンライン展示会などさまざまな形式があり、目的に応じて最適な展示会を選択することが重要です。
展示会を通じて得られた見込み顧客の情報を活用し、展示会後の営業活動につなげれば、具体的な成果を上げられます。
展示会に出展するメリット
展示会出展には、以下4つの重要なメリットがあります。
| 4つの重要なメリット |
|---|
| 自社ブランドの認知拡大につながる 新規顧客との接点がもてる 既存顧客との関係性が向上 見込顧客のリードを獲得できる |
展示会出展により、自社ブランドの認知度が短期間で大幅に向上します。多数の来場者に対して、商品やサービスを直接アピールする機会を得られます。
また、新規顧客との出会いの場として、展示会は非常に効果的な場所です。商談を通じて、具体的な成約へと結びつけることが可能です。
他にも、既存顧客との関係性をさらに深め、新たなビジネスチャンスを創出できます。見込み顧客の情報を収集し、質の高いリード獲得にもつながる点もメリットです。
≫≫ 展示会出展のメリットとは？出展の目的や基本から準備のポイントを解説
≫≫ 展示会の目的とは？3つのメリットや効果的に成果を出す方法を解説
BtoB商材のリード獲得ならオンライン展示会がおすすめ
BtoB商材のリード獲得において、オンライン展示会がおすすめです。なぜなら、以下のメリットがあるからです。
| メリット | 詳細 |
|---|---|
| 地理的制約がない | オンライン展示会はどこからでも参加可能で、移動の必要がない |
| コスト効率が高い | 会場費や設営費が不要で、従来の展示会よりも費用を抑えられる |
| 柔軟な開催期間設定 | 24時間365日アクセス可能な環境で、商談機会を逃さない |
| 詳細な情報提供が可能 | デジタルコンテンツを活用し、製品やサービスの詳細を効果的に伝えられる |
展示会出展は、自社ブランドの認知度を短期間で大幅に向上させたい企業に効果的です。多数の来場者に対して、商品やサービスを直接アピールする機会を得られます。
オンライン展示会のメリットを最大限に活用できる場の例として、リバイバルマネジメントフォーラム事務局があります。参加企業の多くが従業員1,000名以上の大手企業であり、明確なテーマ設定により効率的なビジネスマッチングが可能です。
デジタル環境を活用した商談により、より多くの意思決定者との接点が持てるようになり、質の高いリード獲得につながります。以下のページではセミナーの概要や参加者の声をまとめているので、ぜひ参考にしてみてください。
展示会出展までの手順とスケジュール
展示会出展は、社内外との緊密な連携と計画的な準備管理が成功への鍵となります。出展目的の設定から当日の運営まで、各段階で適切な準備が必要です。
以下の期日ごとに、やらなくてはいけない準備は異なるため注意しましょう。
展示会出展の会期3ヶ月前
展示会出展の会期2ヶ月前
展示会出展の会期1ヶ月前
展示会出展の会期2週間前〜開催前日
展示会出展の会期当日〜撤収
展示会終了後
スケジュール管理を徹底すれば、効果的な出展が実現できます。ここでは、スケジュール別で必要な準備について詳しく見ていきましょう。
展示会出展の会期4~5ヶ月前
展示会出展の会期4〜5ヶ月前には、以下6つの重要項目を実施しましょう。
| 準備項目 | 実施内容 |
|---|---|
| 目的と目標の設定 | ・名刺獲得数や商談化数などの数値目標を設定
・目標達成のための具体的な指標を決定 ・全員で目標を共有 |
| 展示会の選定 | ・展示会のテーマと自社サービスの親和性を検討
・ターゲット層の集客が見込める展示会を選定 ・開催時期や予算を考慮 |
| 事務手続きの開始 | ・出展手続きの開始
・補助金申請の準備 ・宿泊場所の確保 |
| スケジュール作成と共有 | ・会期当日までの詳細なスケジュールを作成
・担当者の役割と責任を明確化 ・進捗管理の基準を設定 |
| バッファの設定 | ・イレギュラーケースを想定
・柔軟な対応が可能な計画を立案 ・スケジュールの定期的な見直し |
| 連携体制の構築 | ・社内外との連携体制を構築
・情報共有の仕組みを確立 ・円滑なコミュニケーションを実現 |
上記の項目を計画的に進めることで、効果的な展示会出展の準備が可能となります。とくに初期段階での目標設定と展示会選定が、その後の成果を大きく左右します。
展示会のテーマと自社サービスの親和性を検討し、最適な展示会を選定しましょう。ターゲット層の集客が見込める展示会を慎重に選ぶことが重要です。
展示会出展の会期3ヶ月前
会期3ヶ月前は、展示会の具体的な準備を本格化させる重要な時期です。以下の項目を実施しましょう。
| 準備項目 | 実施内容 |
|---|---|
| 出展コンセプトの決定 | ・展示会の目的やターゲット層に基づきコンセプトを決定
・ターゲット層に響く訴求ポイントを明確化 ・決定したコンセプトをブースデザインに反映 |
| プレゼン・デモの計画 | ・来場者に伝えたいメッセージを整理
・製品やサービスの特徴を効果的に伝えるデモを計画 ・来場者の興味を引く演出方法を検討 |
| ブース施工の準備 | ・信頼性の高い施工会社を選定して契約
・具体的な設計打ち合わせを開始 ・予算と展示内容を考慮した提案を依頼 |
| 展示物・配布物の準備 | ・展示物の内容を決定し制作スケジュールを計画
・配布物のデザインと内容を決定 ・品質管理と納期管理を徹底 |
| スタッフ教育の計画 | ・スタッフの役割分担を決定
・接客マニュアルを作成し共有 ・来場者対応のシミュレーションを計画 |
| 運営体制の確立 | ・運営体制の詳細を固める
・必要な備品やツールをリストアップ ・不足がないよう準備を徹底 |
ブース設計や展示物の制作は時間がかかるため、早めの着手が必要です。スタッフ教育の計画も並行して進めることで、万全の体制を整えられます。
運営体制の詳細を固めることで、当日のスムーズな進行が可能となります。定期的な進捗確認を行い、必要に応じて計画の修正を行いましょう。
展示会出展の会期2ヶ月前
会期2ヶ月前は、具体的な準備作業を本格化させる時期です。以下の項目を実施しましょう。
| 準備項目 | 実施内容 |
|---|---|
| ブース設計の確定 | ・来場者の導線を考慮したレイアウトの決定
・施工計画の具体化 ・詳細な設計図の確認 |
| 機材・備品の手配 | ・必要機材のリストアップと発注
・予備品の確保計画 ・納期管理表の作成 |
| スタッフ体制の構築 | ・シフト計画の作成
・休憩時間を考慮した人員配置 ・リサーチ要員の配置検討 |
| 展示物の制作管理 | ・制作状況の確認
・修正指示の実施 ・品質管理の徹底 |
| 告知施策の準備 | ・集客方法の検討
・告知コンテンツの作成 ・実施スケジュールの確定 |
| 運営準備の具体化 | ・運営マニュアルの作成
・スタッフ教育の準備 ・当日の運営フローの確認 |
会期2ヶ月前は、各準備作業の進捗管理が重要です。ブース設計から運営準備まで、具体的な実施内容を詳細に詰めていく必要があります。
特に機材・備品の手配は、納期遅延のリスクを考慮して早めに着手しましょう。告知施策の準備と並行して、展示物の品質管理も徹底的に行えば、より効果的な展示会出展が実現できます。
展示会出展の会期1ヶ月前
会期1ヶ月前は、全ての準備を完了させる重要な時期です。以下の項目を実施しましょう。
| 準備項目 | 実施内容 |
|---|---|
| 制作物の完成 | ・説明資料の最終確認
・展示パネルの制作完了 ・デザインの統一性チェック |
| ノベルティの準備 | ・必要数の確保
・在庫管理方法の決定 ・配布計画の立案 |
| 展示物の搬入計画 | ・配送業者との最終調整
・搬入スケジュールの確定 ・安全な輸送方法の確認 |
| 集客施策の展開 | ・Web告知の開始
・プレスリリースの配信 ・招待状の発送 |
| スタッフ準備 | ・ユニフォームの確認
・当日スケジュールの調整 ・運営マニュアルの確認 |
| 備品の最終確認 | ・消耗品の在庫確認
・予備品の準備 ・緊急時対応計画の確認 |
会期1ヶ月前は、全ての制作物を完成させ、最終チェックを行う重要な段階です。特に印刷物やノベルティは、予備も含めた必要数を確実に確保することが重要です。
集客施策は計画的に実施し、様々な告知手段を組み合わせることで、より多くの来場者獲得を目指しましょう。スタッフの準備では、当日の動きを具体的にイメージしながら、必要な調整を行うことが大切です。
展示会出展の会期2週間前〜開催前日
会期2週間前〜開催前日は、いよいよ開催直前となる重要な時期です。以下の項目を実施しましょう。
| 準備項目 | 実施内容 |
|---|---|
| 最終チェック | ・チェックリストの作成
・準備状況の確認 ・抜け漏れ項目の洗い出し |
| 搬入準備 | ・搬入計画の最終確認
・関係者との時間調整 ・役割分担の明確化 |
| スタッフ研修 | ・リハーサルの実施
・接客対応の確認 ・想定Q&Aの準備 |
| 展示物確認 | ・ブース設営の最終確認
・パネル内容のチェック ・キャプションの確認 |
| 運営体制の確立 | ・マニュアルの最終確認
・緊急時対応の確認 ・連絡体制の整備 |
| 備品管理 | ・消耗品の在庫確認
・予備品の確保 ・不足品の補充 |
会期2週間前〜開催前日は、これまでの準備内容を総点検する重要な段階です。チェックリストを活用し、細かな部分まで確認することで、当日の円滑な運営が可能となります。
とくにスタッフ研修では、実際の状況を想定したリハーサルを行えば、より効果的な来場者対応が実現できます。搬入から設営までの流れを時系列で確認し、関係者全員が役割を理解していることが重要です。
展示会出展の会期当日〜撤収
展示会出展当日は、以下の項目を実施しましょう。
| 準備項目 | 実施内容 |
|---|---|
| ブース管理 | ・定期的な清掃の実施
・感染症対策の徹底 ・整理整頓の維持 |
| 在庫管理 | ・配布物の日時確認
・在庫不足の対応策準備 ・補充タイミングの管理 |
| 商談管理 | ・来場者情報の記録
・重要商談の即日共有 ・対応品質の維持 |
| スタッフケア | ・体調管理の徹底
・休憩時間の確保 ・シフトの柔軟な調整 |
| 目標管理 | ・達成状況の確認
・戦略の随時修正 ・日次振り返りの実施 |
| 撤収作業 | ・計画的な撤収実施
・備品の確実な回収 ・改善点の記録 |
会期中は、ブースの清潔さと整理整頓を保ちながら、来場者への対応品質を維持することが重要です。商談記録は確実に残し、チーム内で共有することで効果的なフォローアップが可能となります。
目標達成状況を定期的に確認し、必要に応じて戦略を修正することで、より効果的な展示会運営が実現します。撤収作業は慌てずに計画的に行い、次回の改善につながる情報もしっかりと記録することが大切です。
展示会終了後
展示会終了後は、成果の分析とフォローアップが重要な時期です。以下の項目を実施しましょう。
| 準備項目 | 実施内容 |
|---|---|
| データ集計と評価 | ・来場者数やリード獲得数の集計
・目標達成度の評価 ・他社リサーチ結果の整理 |
| 社内報告資料の作成 | ・課題と改善案の明確化
・写真やデータを活用した報告 ・具体的な報告資料の作成 |
| 来場者フォローアップ | ・お礼メールの迅速な送付
・商談の優先順位付け ・フォローアップの開始 |
| 効果測定と分析 | ・展示会全体の効果測定
・投資対効果の分析 ・次回計画に活かせる情報の整理 |
| 名刺・商談記録の整理 | ・収集した名刺や商談記録の整理
・営業活動に活用できる形に整備 ・データベース化の推進 |
| 次回計画の立案 | ・改善点の具体化
・実行計画の立案 ・継続的な改善活動への反映 |
展示会直後は、収集したデータの整理と分析が最優先となります。特に来場者へのフォローアップは、タイミングを逃さず実施することが重要です。
効果測定では、定量的なデータに基づいた客観的な評価を行い、投資対効果を明確にすれば次回の改善につなげられます。
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展示会出展における4つの成功ポイント
展示会出展の成功には、明確な目標設定から事後フォローまでの一貫した取り組みが必要です。具体的なポイントをまとめると、以下の通りです。詳しく解説します。
2. 集客を工夫する
3. 当日のブース運営
4. 展示会後のフォローを徹底する
1. 目標と目的は明確にする
展示会出展の目的として、来場者への訴求ポイントを明確にしましょう。自社が得たい具体的な成果を設定することが重要です。
数値目標を設定し、達成度を測定可能な形にすれば、成果の評価がしやすくなります。定めた目標設定を社内で共有すれば、社員全員が同じ方向を向いた状態で取り組みを実施できます。
設定した目標は、準備段階から定期的に進捗を確認し、必要に応じて戦略の修正を行いましょう。
2. 集客を工夫する
事前の集客活動として、効果的な告知施策を展開しましょう。ターゲット層への的確なアプローチが重要です。
ブースデザインは来場者の興味を引く視覚的なアピールにより、立ち寄り率が向上します。配布資料は、商品やサービスの特徴を分かりやすく伝える内容とし、訴求ポイントを明確にした制作が必要です。
当日の集客では、来場者の導線を考慮したブース設計が重要です。効果的な誘導により、商談機会が増加します。
3. 当日のブース運営
展示会当日は、「集客担当」「商品説明担当」「商談担当」など、明確な役割分担に基づいて運営を行いましょう。 商談では、以下のBANT情報を必ず収集し、見込み顧客の質を見極めることが大切です。
| BANT情報 |
|---|
| 予算（Budget） 決裁権（Authority） ニーズ（Needs） 導入時期（Timing） |
名刺は受け取った後すぐに、商談内容や次のアクションなどの情報を裏面にメモし、重要度に応じてA・B・Cなどのランク付けを行います。現場管理者は2時間ごとにブース内を巡回し、来場者の滞留状況を確認し、必要に応じて人員配置を調整します。
4. 展示会後のフォローを徹底する
展示会終了後3日以内に全ての名刺情報をデータベース化し、商談内容に基づいてフォロー優先順位を設定しましょう。 展示会翌日から1週間以内に、全ての来場者へお礼メールを送付し、商談が進んだ顧客には具体的な提案資料も添付します。
商談記録は業種や課題、予算などの情報を漏れなくデータベースに入力し、営業チームで共有できる状態にすることが大切です。月1回のペースで顧客フォローの進捗会議を開催し、商談状況の確認と戦略の見直しを行いましょう。
半年後を目処に、展示会をきっかけとした商談の成約率や売上への貢献度を分析し、次回の展示会戦略に活かします。
≫≫ 展示会出展の成功事例4選！目的や成果を上げるポイントも解説
迅速な顧客データの納品と質の高いリード獲得が可能なリバイバルマネジメントフォーラム事務局
展示会でのリード獲得とデータ活用をより効率的に進めたい企業様には、リバイバルマネジメントフォーラム事務局がおすすめです。従来の展示会では手作業での名刺管理や情報入力に多くの時間を要していましたが、リバイバルでは商談情報をデジタルデータとして即時に提供します。
オンライン展示会として、地理的制約がなく全国の見込み客とコミュニケーションが取れて、商談から成約までの期間短縮も可能です。来場者の行動データも分析できるため、より効果的なアプローチができます。
以下に過去参加された方の声もまとめているため、ぜひ参考にしてみてください。
≫≫展示会とは？出展のメリットや目的から5つの重要のポイントを解説
≫≫オンライン展示会・バーチャル展示会のプラットフォームおすすめ比較20選！選び方もご紹介
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展示会の出展方法に関するまとめ
展示会出展の成功には、自社のターゲット層が確実に集まる展示会を選定することが最も重要です。明確なテーマ設定がある展示会では、目的意識の高い来場者との商談機会を得られ、質の高いリード獲得につながります。
オンライン展示会の代表例であるリバイバルマネジメントフォーラムは、明確なテーマ設定により高いターゲットリード含有率を実現しています。従業員1,000名以上の大手企業が多数参加しており、質の高い商談機会を得ることが可能です。
効率的なリード獲得と確実な成果を目指す企業様は、ぜひリバイバルマネジメントフォーラムの活用をご検討ください。
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