多くの新規顧客、既存顧客に自社の商品やサービスを訴求できる展示会ですが出展を検討し始めたものの、出展の相場はどれくらいなのか、出展の規模はどれくらいが適切なのか分からず迷っていませんか。
この記事では規模別の費用相場やコストを抑える方法を紹介します。
≫≫展示会とは？出展のメリットや目的から5つの重要のポイントを解説
≫≫オンライン展示会・バーチャル展示会のプラットフォームおすすめ比較20選！選び方もご紹介
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展示会出展にかかる費用について
いざ展示会に出展するとなったとき、どのような費用がかかってくるのでしょうか。ここでは出展にあたり必要となる費用項目を見ていきましょう。
出展費用
ブースの施工や設備の費用
ブースのデザインや装飾費用
集客費用
その他の費用
出展費用
まずはブースを出展するために必要となる場所代です。展示会では一般的に小間（1小間＝3ｍ×3ｍ）と呼ばれる単位でブースの広さをはかっており、小間数に比例して出展費用も高くなる料金体系となっています。
ブースの施工や設備の費用
ブースを利用できるようにするための基礎的な工事に関する費用です。例えば、壁面や床面の工事、照明やコンセントのような電気工事なども含まれます。展示会によってはパッケージプランもあり比較的安価での工事が可能ですが、その分個性も失われてしまうため検討が必要です。一般的には出展費用と同程度の価格となる場合が多いです。
ブースのデザインや装飾費用
来場者に注目してもらえるようブースを装飾するために必要となる費用です。例えば、会社名や商品・サービス名を記載したノボリやデジタルサイネージ、商品陳列棚の設置などが該当します。ブースの装飾は集客にも大きく影響するため、自社の予算と相談しながら適切な装飾を施しましょう。
集客費用
展示会開催前や展示会開催中に必要となる広告費用のことです。展示会に展示するにあたっては様々な集客が必要となります。展示会開催前の広告や宣伝費、プロモーションアイテムやノベルティの制作に3～15万円ほどの制作費用が必要になります。また、ホームページの制作が必要となる場合は約30万円の費用が必要になります。
その他費用
多くの来場客に対応するため、展示会では十分なスタッフを配置する必要も生じます。それに伴うスタッフの人件費や交通費、宿泊費も必要となります。また、展示会会場に大きな荷物や複数の商品を運び入れる場合、運送費も必要となりますので注意しましょう。
ブース小間別の費用相場
ここまで展示会出展にあたって必要となる費用項目を紹介しましたが、必須となる展示費用の相場はいくらなのでしょうか。1小間の相場は10～50万円となっています。試しに1小間30万円の出展費用を見てみると、以下のようになります。
| 広さ | 小間数 | 出展費 |
|---|---|---|
| 3m×3m | 1小間 | 30万円 |
| 6m×3m | 2小間 | 60万円 |
| 9m×3m | 3小間 | 90万円 |
| 6m×6m | 4小間 | 120万円 |
| 9m×6m | 5小間 | 150万円 |
| 12m×9m | 6小間 | 180万円 |
展示会の経費、勘定科目の仕分ける方法
展示会出展にかかる経費は、内容や目的によって適切な勘定科目を選ぶことが重要です。経費内容ごとに仕分けを明確にすることで、会計処理や税務対応がスムーズになります。
展示会関連の主な勘定科目の使い分けは、以下の通りです。
| 経費内容 | 勘定科目 | 具体例 |
|---|---|---|
| 出展料・装飾費 | 広告宣伝費 | ブース設営費、パネル制作費 |
| ノベルティ・サンプル | 販売促進費 | 配布用グッズ、試供品 |
| 取引先との接待費用 | 接待交際費 | 展示会後の懇親会、接待飲食費 |
| パンフレット・資料制作 | 広告宣伝費 | 会社案内、商品カタログ |
| 交通費・宿泊費 | 旅費交通費 | スタッフの移動・宿泊費用 |
勘定科目の選択を誤ると、税務調査時に指摘を受けるリスクがあるため、費用の目的や内容を明確にして正確に仕分けることが大切です。各経費の性質や使途を確認し、適切な科目で計上することで、経理業務の効率化と企業の信頼性向上につながります。
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規模別にみる展示会費用相場
展示会の費用は、会場の規模や主催者によって大きく変動します。ここでは、以下の状況別で展示会の費用相場をまとめていきます。
主要展示会場開催の場合
中規模展示会場の場合
地方自治体によって開催される場合
主要展示会場開催の場合
主要展示会場開催時の費用目安は、以下の通りです。
| 項目 | 費用（目安） |
|---|---|
| 1小間（3m×3m）出展料 | 約45万円〜 |
| 1〜2小間の出展料 | 約45〜90万円 |
| 装飾・設備費用 | 約45〜90万円 |
| 人件費・協力会社費用・販促費 | 約20〜50万円 |
主要展示会場は来場者数が多く、集客やブランド認知の効果が期待できます。費用は高額ですが、事前の集客やブース設計に工夫を凝らすことで費用対効果を高められます。
中規模展示会場の場合
中規模展示会場は主要会場よりもコストを抑えやすく、地域密着型のイベントに適しています。開催時の費用目安は、以下の通りです。
| 項目 | 費用（目安） |
|---|---|
| 1小間（3m×3m）出展料 | 約20万円〜 |
| 1〜2小間の出展料 | 約20〜40万円 |
| 装飾・運営費用 | 約40〜60万円 |
| 合計予算 | 約60〜100万円 |
中規模展示会場は主要会場に比べて費用を抑えやすく、効率的な運営が可能です。地域のニーズに合わせた集客ができるため、費用対効果の高い出展が期待できます。
地方自治体によって開催される場合
地方自治体主催の展示会は規模が小さく、出展費用も安価に設定されています。地方自治体主催展示会の費用目安は以下の通りです。
| 項目 | 費用（目安） |
|---|---|
| 1小間（3m×3m）出展料 | 20万円以内 |
地方自治体主催の展示会は費用を抑えたい企業に適しており、地域密着のビジネス展開に向いています。補助金や助成金を活用することで、さらに経費削減が可能です。
展示会出展費用を抑える6つの方法
展示会の出展費用は決して安くはありません。ここでは展示会出展費用を抑えるための方法を紹介します。ただし、費用の削減を目的とするのではなく、展示会に出展する目的を実現する範囲内で検討しましょう。
予算の見直しを行う
早期出展割引を利用する
同じ展示会に複数回出展する
オンライン展示会に出展する
補助金・助成金制度を使う
展示会に参加する企業が中小企業の場合、各自治体や法人、団体が展開している補助金制度を利用できる可能性があります。補助金制度では展示会費用のうち、装飾費や物流、運搬費などの費用項目を対象とする場合が一般的です。これらの合計金額のうち、1/2か2/3が補助されます。また、補助金額が大きいほど、応募条件が厳しくなることも考慮しましょう。
予算の見直しを行う
当然のことですが、立てた予算が適切か見直しを行い、修正することも重要です。先述したような費用項目に分類し、それぞれ費用対効果が適切に設定されているか、比重が偏りすぎていないか、同規模の出展事例の費用から大きく逸脱していないかなどの観点から客観的に評価する必要があります。
早期出展割引を利用する
展示会によっては早期にブースを予約することで割引が適用されるケースもあります。展示会出展が決まったら、早急に対象の展示会について調査し早期割引の有無を確認しましょう。
同じ展示会に複数回出展する
同じ展示会に複数回出展することで、一度出展したブースの装飾の一部を再利用することもできます。展示会に出展する度に新たに装飾を制作する必要がないため、コスト削減につながります。
オンライン展示会に出展する
リアルで開催される展示会と異なり、インターネット上で開催されるオンライン展示会であれば場所代である出展費用を支払う必要がありません。場所の制約もなく、他の広告費などに予算を割くことができます。
≫≫オンライン展示会の費用はいくらかかる？内訳や費用を抑えるコツを解説
費用対効果の高いオンライン展示会はリバイバル・マネジメント・フォーラム事務局
リバイバル・マネジメント・フォーラム事務局が主催しているオンライン展示会ではすべての参加者が協賛企業となっており、他のオンライン展示会よりも高いアプローチ効率で商品やサービスを訴求することができます。同じ課題を持つハイレベルな参加者が集うため、確度の高いリード獲得につながる可能性があります。
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展示会出展費用を抑えつつ質を担保するコツ
展示会の費用を抑えつつ成果を出すには、予算配分のメリハリが不可欠です。展示会出展費用を抑えつつ、質を担保する具体的なコツをまとめると以下の通りです。
集客費用はある程度確保する
第三者目線でブースの確認をする
詳しく解説します。
自社の強みとなるポイントを明確にする
自社のメインとなる製品やサービスに予算を集中させれば、訴求力を落とさずに展示会の成果を高められます。複数人で強みや訴求内容を検討することで、偏りのない判断ができる点も大切です。
例えば、主力商品のデモや導入事例の展示に重点的に資金を使う方法があります。複数の視点で強みを洗い出し、展示内容を決定すれば質の高いブースが実現します。
適切な人員数に設定する
必要以上に人員を配置すると無駄なコストが発生し、費用対効果が下がります。専門知識や技術を持つスタッフの人数を見極め、自社で対応できる範囲を明確にすることが求められます。
例えば、ピーク時のみ外部の人材を有効活用し、通常時は最小限のスタッフで運営する方法が有効です。役割ごとに必要な人数を割り出し、過不足なく配置することで効率的な運営ができるようになります。
集客費用はある程度確保する
展示会で成果を上げるには、集客のための費用を十分に確保する必要があります。 ノベルティや展示会用名刺など、来場者の印象に残るアイテムを用意することで集客効果が高まります。
例えば、招待状やSNS広告を活用し、ターゲット層へのアプローチを強化する方法が有効です。集客に必要な経費は削らず、効果的な施策を選択することが展示会成功のコツとなります。
第三者目線でブースの確認をする
費用を抑えようとするとブースが簡素になりがちですが、第三者の視点でチェックすることが重要です。ブース制作では、来場者が3秒で内容を理解できるキャッチコピーやレイアウトを意識する必要があります。
社外の知人や同業者に事前に見てもらい、率直な意見をもらう方法がおすすめです。客観的な評価を取り入れれば、訴求力のあるブースに仕上げることが可能です。
失敗しない展示会の選び方3選
展示会選びでは、自社の目的やターゲットに合致した展示会を選ぶことで、出展効果を最大化できます。具体的な選び方をまとめると以下の通りです。
1．実績を確認する
2．サービス内容や品質にも注目する
3．参加するユーザーを確認する
詳しく解説します。
1. 実績を確認する
過去の実績を公開しているイベント会社は、信頼性が高く安心して依頼できます。実績が豊富な展示会は、来場者数やリード獲得の面でも期待できます。
主催者が公表する開催報告や出展企業の声を参考にすれば、具体的な成果を把握することが可能です。
リバイバルマネジメント事務局のイベント参加後のリード数は800件！商談化率も上々
リバイバルマネジメント事務局が主催する「製造業IoTカンファレンス」は、質の高いリードを効率よく獲得できる点が大きな強みです。実際にエレコム株式会社が協賛企業として参加した際、狙った業種や企業規模のリードを800件納品され、商談化率も非常に高かったと評価されています。
リード単価が安価でありながら、最新の連絡先情報やターゲット属性がしっかり揃っているため、費用対効果の高さを実感できます。 今後の展示会やマーケティング施策でリード獲得や商談化率向上を目指す企業には、まずカンファレンス協賛の検討をおすすめします。
参考：リード数は800件！狙ったターゲットのリード獲得に成功。電話・メールの情報が最新データだからすぐにアプローチし、商談化率も上々
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2. サービス内容や品質にも注目する
価格だけでなく、装飾会社のサービス内容や品質も重視することが重要です。デザイン力や施工技術、素材の品質などがブースの印象や成果につながります。
事前に打ち合わせを重ね、要望や予算をしっかり伝えることで期待通りの仕上がりが得られます。サービス内容や品質を比較検討し、信頼できるパートナーを選ぶことが成功のコツです。
3. 参加するユーザーを確認する
自社サービスや商材のターゲットとなる来場者が、多く参加する展示会を選ぶことが大切です。特にエンタープライズ向けの場合は、大手企業の参加状況を事前に調査する必要があります。
主催者が公開する来場者属性データや過去の来場者リストを確認することで、ミスマッチを防ぐことが可能です。ターゲット層と合致した展示会を選べば、商談やリード獲得の効果を高められます。
展示会出展時の注意点
展示会で成果を出すには、テーマや目的の適合性、ブース設計、アフターフォローまで一貫して戦略を立てる必要があります。 各ポイントを押さえることで、無駄な出費や機会損失を防ぎ、出展効果を最大化できます。
自社のサービスに合ったテーマの展示会か確認する
出展目的を明確にする
ブースの見た目のみに拘らない
丁寧なアフターフォローを心がける
自社のサービスに合ったテーマの展示会か確認する
テーマとサービスの整合性を確認し、ターゲット層への訴求力を高める必要があります。展示会のテーマと自社サービスが一致していない場合、ターゲットとする来場者に訴求できません。
例えば、IT関連サービスであればIT専門の展示会を選ぶことが重要です。テーマに沿った来場者が集まるため、ミスマッチがあると期待した成果が得られなくなるため、出展の際には注意しましょう。
出展目的を明確にする
展示会出展の目的を明確にしないと、準備や運営がぶれてしまい成果につながりません。認知拡大や既存顧客へのアプローチ、新規顧客獲得など目的は多岐にわたります。
自社が掲げた目標を見失わず、全スタッフで共有することが重要です。 目的を明確化すれば、出展活動全体の質が向上し、成果を得やすくなります。
ブースの見た目のみに拘らない
ブース装飾に過度に注力すると、コストが膨らむだけで成果につながりません。派手さだけを追求せず、目立たせるべきポイントを絞って設営することが大切です。
例えば、製品の特徴を強調するパネルやキャッチコピーの配置が効果的です。 見た目と内容のバランスを意識し、来場者に伝わる展示を心がける必要があります。
丁寧なアフターフォローを心がける
展示会後はお礼のメールや電話連絡、資料の発送など丁寧なフォローが欠かせません。アフターフォローを徹底することで、獲得したリードからアポイント数を増やす効果が期待できます。
例えば、展示会終了後すぐにお礼メールを送り、資料請求者には迅速に対応することが大切です。 アフターフォローを徹底すれば、商談や成約につながるチャンスを広げられます。
≫≫展示会とは？出展のメリットや目的から5つの重要のポイントを解説
≫≫オンライン展示会・バーチャル展示会のプラットフォームおすすめ比較20選！選び方もご紹介
展示会出展費用に関するまとめ
本記事では展示会出展にあたり必要となる費用項目について紹介してきました。それぞれの項目に分解することでどこに無駄な費用があるのか見えてくるかと思います。一方で、費用の削減も大事ですが本来の展示会に出展する目的を見失ってはいけません。
また、せっかく出展したなら成果を持ち帰りたいはずです。リバイバル・マネジメント・フォーラム事務局が主催しているオンライン展示会であれば共通の課題を持ったエグゼクティブ層のリードが多いため、高いアプローチ効率で費用に見合った効果を得ることができます。
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