「展示会の報告書の書き方は？」「どんな内容を展示会報告書に記載すればいい？」などと悩んでいませんか？
展示会の報告書は、5W1Hを意識した基本項目の記載と写真や図表を効果的に活用することがポイントです。事前準備から報告書作成までの手順を把握すれば、効率的に質の高い報告書を作成できます。
本記事では、展示会報告書の基本的な書き方から業界別の報告書例文をご紹介します。展示会報告書作成時の注意点もまとめているため、ぜひ参考にしてみてください。
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展示会の報告書（レポート）とは？
展示会報告書は、展示会で得た情報や知見を組織内で共有するための重要な文書です。展示会での発見や商談内容、競合情報などを体系的にまとめ、次のアクションにつなげる役割を果たします。
展示会報告書は、単なる記録文書ではなく、企業の戦略立案や意思決定の基礎資料として活用できます。報告書を通じて、市場動向や技術トレンドを組織全体で把握し、事業展開に活かすことが重要です。
展示会の報告書（レポート）と他の業務報告書の違いとは
展示会報告書は、上司や関係者が内容を正確に理解し、具体的なアクションを検討するために作成する文書です。一般的な業務報告書は、日常業務の進捗確認や実績報告を目的としています。
展示会報告書では、視覚的な情報と定性的な分析が重視され、製品サンプルやブース写真などの資料が欠かせません。通常の業務報告書が数値データや実績中心であるのに対し、展示会報告書は市場の動向や競合分析など、より広い視点での情報が求められています。
展示会報告書には、現場でしか得られない生の情報や、将来の事業展開に関わる重要な示唆が含まれることが特徴です。報告書の読み手は、記載された情報を基に具体的な戦略立案や意思決定を行うため、より詳細な情報提供が必要となります。
展示会の報告書（レポート）を書くために準備すべきこと
展示会報告書の作成には、情報収集と出展の2つの目的があり、それぞれに応じた準備が必要です。準備すべきことをまとめると、以下の通りです。
詳しく解説します。
展示会で訪れるブースを事前に確認しておく
展示会の報告書に記載する項目のチェックリストを作成しておく
展示会見学・出展の目的を明確にする
展示会参加の目的を明確にすれば、必要な情報を優先的に収集でき、効率的な報告書作成ができます。目的に応じた情報収集により、限られた時間を最大限に活用することが可能です。
展示会報告書は、以下の情報収集と出展準備の2つの目的に大きく分類されます。
| 目的 | 収集する情報 |
|---|---|
| 情報収集 | ・特定市場における製品分析
・競合他社のデータ収集 ・業務に有益な製品情報 |
| 出展準備 | ・ブース設計と運営方法
・来場者の動線設計 ・説明員の配置と対応 |
情報収集では市場分析や競合調査を重視し、出展準備では運営ノウハウの取得に焦点をあてます。収集した情報は、組織内での共有や意思決定に効果的に活用できます。
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展示会で訪れるブースを事前に確認しておく
展示会では限られた時間内で必要な情報を収集する必要があるため、事前のブース確認が不可欠です。パンフレットや展示会のWebページを活用し、重要度の高いブースを優先的にリストアップしています。
会場マップを用いて効率的な移動ルートを計画すれば、時間を最大限に活用できます。各ブースでの滞在時間を見積もり、余裕を持ったスケジュールを組むことが重要です。
優先順位の高いブースから順に回れば、重要な情報を確実に収集できます。事前確認により、展示会当日の行動が明確になり、効率的な情報収集が可能です。
展示会の報告書に記載する項目のチェックリストを作成しておく
チェックリストの作成は、展示会での効率的な情報収集を実現するために不可欠です。必要な情報を事前にリスト化することで、収集する情報に統一性が生まれ、円滑な報告書作成が可能となります。
具体的なチェックリスト項目を目的別でまとめると、以下の通りです。
| 目的 | チェックリスト項目例 |
|---|---|
| 情報収集
（特定市場製品の分析） |
・製品の機能と特徴
・価格体系（導入費用/ランニングコスト） ・サポート体制と内容 ・導入実績や事例 ・製品の差別化ポイント ・競合他社との比較優位性 ・導入企業の業種や規模 ・アップデート頻度や保守体制 |
| 展示会視察
（出展準備） |
・ブースのデザインと構造
・来場者の動線設計 ・パネルやキャッチコピーの内容 ・展示品やデモの配置 ・説明員の人数と配置 ・商談スペースの確保状況 ・ノベルティの種類と配布方法 ・来場者への声掛けタイミング |
展示会選びにおいては、テーマが明確な展示会を選択すれば、より高い成果を上げることが可能です。目的に応じたチェックリストを作成し、計画的な情報収集を行うことで、質の高い報告書作成につながります。
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展示会報告書の書き方
展示会報告書は基本情報から始まり、具体的な見学内容や所感まで、論理的な順序で構成することが重要です。ここでは、展示会報告書に必要な項目や画像の重要性について解説します。
展示会報告書に必要な項目
報告書の基本情報として、以下の項目は必ず入れましょう。
| 基本情報 |
|---|
| 展示会名 開催場所 見学日 報告者 報告日 展示会見学の目的 見学内容 所感（自身の感想や意見） |
展示会見学の目的は、組織の課題や目標と関連付けて具体的に説明することが重要です。
チェックリストに基づいて確認した事実は、5W2Hの要素を意識しながら記録します。
「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「なぜ」「どのように」「いくらで」という観点から情報を整理すれば、読み手に必要な情報が漏れなく伝わります。
また、所感や意見は観察した事実を踏まえて、具体的に記述しましょう。主観的な感想だけでなく、事実に基づいた分析や提案を含めれば、報告書の価値が高まります。
展示会の画像を挿入する
展示会報告書に画像を効果的に活用すれば、視覚的な理解が深まり、説得力のある内容となります。ブースの全体像や製品の詳細写真は、文章だけでは伝わりにくい情報を補完する役割を果たしています。
特に競合分析や出展準備を目的とした報告書では、ブースデザインや展示方法の写真が重要な要素です。レイアウトや装飾、商品陳列の工夫など、視覚的な情報は次回の出展計画に直接活用できます。
また、画像には適切なキャプションを付け、何を伝えたいのかを明確にすることが大切です。撮影した写真は目的に応じて選別し、報告書の文章内容を効果的に補強する形で配置しましょう。
展示会報告書作成時の注意点
展示会報告書は、記憶が鮮明なうちに作成することが重要です。展示会終了後できるだけ早い段階で情報を整理し、報告書としてまとめることで、正確な情報伝達が可能となります。
また、事実と意見は明確に区別して記載することが大切です。観察した事実は客観的に記述し、分析内容や提案は別項目として整理すれば、読み手の理解が深まります。
報告書の構成は事実を先に記載し、意見や提案をまとめて述べる形式がおすすめです。事実を先にまとめれば、読み手は客観的な情報と主観的な分析を明確に区別して理解できます。
展示会報告書の例文とフォーマット
展示会報告書は、目的に応じて情報収集型と出展準備型の2つに大きく分類されます。それぞれの報告書は、収集すべき情報と記載方法が異なるため、目的に応じた適切なフォーマットを選択することが重要です。
ここでは、情報収集のための報告書と出展のための見学の報告書の例文を分けて紹介します。
出展のための報告
情報収集のための報告書
情報収集を目的とした展示会報告書では、製品やサービスの比較分析を体系的にまとめることが重要です。基本情報や見学目的、製品詳細という明確な構成で記載すれば、導入検討の判断材料として活用できます。
以下に、情報収集のための報告書フォーマット例をまとめます。
| 展示会報告書
○○展示会 △△会場・XX/XX 見学内容： B社製品 C社製品 所感： これらを踏まえ、XXソリューションの導入を考える際には、機能の豊富さとコスト、サポート内容を総合的に評価することが重要です。また、市場動向は急速に変化しているため、今後の技術進展にも注目しつつ、再度の市場調査を行うことをお勧めします。 報告書は、事実情報と分析結果を明確に区別して記載することが重要です。特に所見では、自社の状況を踏まえた具体的な分析と提案を行い、次のアクションまで示すことで、実践的な報告書となります。 |
報告書は、事実情報と分析結果を明確に区別して記載することが重要です。特に所見では、自社の状況を踏まえた具体的な分析と提案を行い、次のアクションまで示すことで、実践的な報告書となります。
出展のための報告書
出展のための報告書では、ブース運営の具体的な工夫や来場者の動向を詳細に観察することが重要です。ブースデザインやスタッフ配置、来場者対応などの実践的な運営ノウハウを収集し、自社の出展計画に活かせる形でまとめましょう。
以下に、出店のための報告書フォーマット例をまとめます。
| 展示会報告書
1. 基本情報 2. 見学目的 3. 見学内容 B社 C社 4. 所感
|
収集した情報は、自社の出展目的や予算に照らし合わせて評価し、実現可能な改善提案としてまとめることが大切です。成功事例の具体的な要因分析と自社での実現方法まで含めれば、実践的な報告書となります。
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具体的なメリットをまとめると、以下の通りです。
| メリット | 詳細 |
|---|---|
| アクセシビリティ | ・時間や場所を問わず参加可能
・天候に左右されない運営 |
| コスト効率 | ・ブース設営費の削減
・人件費・交通費の最小化 |
| データ活用 | ・来場者の行動分析が可能
・効果的なフォローアップ |
特に製造業や化学業界などのBtoB企業にとって、オンライン展示会は効率的な商談や情報発信の場として活用できます。
実際に、デジタル変革カンファレンスや製造業IoTカンファレンスなどでは、実践的な事例や最新技術の情報共有が活発に行われています。
大手企業の担当者との商談機会を求めるBtoB企業には、テーマが明確で質の高いリードが期待できるリバイバルのオンライン展示会がおすすめです。特に製造業や化学業界など、専門性の高い分野での実践的な情報交換の場として高い評価を得ています。
オンライン展示会の導入をご検討の際は、ぜひリバイバルをご活用ください。
≫≫展示会とは？出展のメリットや目的から5つの重要のポイントを解説
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展示会報告書のまとめ
展示会報告書は、事前の準備が成功の鍵です。目的の明確化やチェックリストの作成、訪問ブースの計画など、綿密な準備により効率的な情報収集と報告書作成が実現できます。
収集した情報は自社の展示会出展戦略に活用すれば、より効果的なブース運営が可能です。特に来場者の動線設計や説明員の配置など、実践的なノウハウを活かせば、商談機会の創出につながります。
展示会出展を検討している企業には、テーマが明確で質の高いリードが期待できるオンライン展示会がおすすめです。特にリバイバルマネジメントフォーラム事務局は大手企業や従業員1000名以上の企業が多数参加しており、効率的なビジネスマッチングの機会を提供しています。
デジタル変革や製造業IoTなど、専門性の高い分野での実践的な情報交換の場として、リバイバルの活用をご検討ください。
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